prinsip pengelolaan sumber belajar

PRINSIP-PRINSIP PENGELOLAAN PUSAT INFORMASI
Dalam membentuk suatu pusat informasi sebagai salah satu kegiatan PSB, maka beberapa pertanyaan perlu dijawab terlebih dahulu, antara lain:
a. Informasi apa yang diperlukan?
b. Siapa yang memerlukannya?
c. Untuk apa diperlukan?
d. Apakah memang sering diperlukan?
e. Adakah informasi dalam bentuk cetakan atau dalam bentuk media lainnya?
Prinsip pengelolaannya adalah sebagai berikut.
Laporan-laporan yang diterima, dikirim ke unit fasilitas yang menggunakan sistem komputer (Puskom) dan mengadakan persiapan untuk penerbitannya. Sebagian data dikirim ke unit produksi dokumen untuk sibuat microfilm, microfische atau fotocopy untuk selanjutnya dikirim ke pusat-pusat referensi tiap fakultas dan sebagian lagi dicetak di percetakan universitas.
Salah satu tugas penting jika ingin mengadakan pusat informasi adalah membentuk database. Untuk mengetahui bagaimana informasi diorganisasikan dan dibentuk. Informasi dapat dibagi dalam beberapa komponen sebagai berikut:
1. Database
Yaitu seluruh koleksi informasi yang dimiliki oleh pusat sumber belajar tingkat universitas.
2. File
Informasi-informasi khusus atau informasi mengenai suatu objekk dalam file-file. keseluruhan file tersebut merupakan database.
3. Record
Masing-masing file berisi catatan (record) dari subjek-subjek atau orang-orang.
4. Field
Masing-masing record dibagi dalam bidang (field), misalnya fakultas, jurusan, program studi, dll
Database yang diproses melalui komputer mempunyai banyak keuntungan dalam menyimpan dan menyimpan kembali informasi yang diperlukan. Programnya dinamank Sistem Manajemen Database (SMD) dan kemampuannya sangat luas. Karena datanya disimpan secara magnetis, maka untuk mengadakan perbaikan dan penambahan sangat mudah.
Bersama-sama dengan penggunaan komputer mikro yang semakin populer, maka jumlah paket peranti lunak SMD semakin banyak. Sebelum membeli suatu paket, calon pemakai hendaknya tahu betul apa yang diinginkan dari sistem yang bersangkutan. Sistem yang diperlukan janganlah hanya untuk memenuhi keperluan dalam jangka waktu pendek saja seperti tugas suatu mata kuliah tetapi juga dapat digunakan untuk memenuhi keperluan jangka panjang seperti penyusunan skripsi, tesis, dan desertasi.
Cara yang baik untuk menentukan apa yang diperlukan oleh sistem yang bersangkutan adalah dengan bagaimana caranya menyimpan file dan menyediakan informasi sekarang ini. Cara ini untuk mengetahui dari mana sistem tersebut memperoleh datanya. Untuk itu dapat dilakukan dengan melihat formulir-formulir yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data di organisasi yang bersangkutan. Di samping itu perlu dilihat pula sistem mengadakan filing yang sekarang dilakukan dan informasi yang disimpan file-file tersebut. Juga perlu diteliti syarat untuk membuat laporan apakah ada laporan tahunan, informasi apa yang dimuat, bagaimana ukurannya dan sebagainya.
Setelah mengadakan analisis mengenai syarat-syarat dan sistem tersebut, perlu dibuat daftar bidang (field), masing-masing diberi nama. Di samping itu perlu ditentukan bidang-bidang yang dipakai sebagai “kunci”, yaitu bidang atau kumpulan bidang yang dapat dipakai untuk mencari kembali suatu record.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah menentukan jeni peralatan yang ada dan biaya untuk memperoleh peralatan tersebut. Dalam hal ini termasuk harga dari paket yang bersangkutan, waktu untuk mengadakan latihan, pemindahan data lama ke format yang baru yang dikomputerisasi, mengadakan percobaan, membetulkan gangguan, pemeliharaan peralatan serta apakah yang dapat digunakan oleh lebih dari satu orang secara bersamaan.
Setelah syarat-syarat untuk mengadakan SMD dipenuhi, perlu diadakan penilaian mengenai berbagai perangkat perinti lunak yang ada. Sesudah itu dibicarakan dengan penjualan piranti lunak tersebut untuk mencoba paket yang kira-kira memenuhi keperluan. Ada berbagai paket yang mempunyai program latihan yang dapat memberi gambaran sebagaimana sistem tersebut bekerja dan apakah mudah atau sukar memakainya. Ada baiknya pula untuk memperoleh nama-nama mereka yang sudah menggunakan sistem yang bersangkutan.
Sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa pertimbangan yang paling utama jika akan mengadakanpergantian dari sistem manual ke sistem komputer adalah mengetahui cara kerja peralatan yang ada dan dana yang tersediaserta mengetahui secara tepat apa yang diharapkan dari seistem yang menggunakan peralatan komputer tersebut.
1. Sistem informasi
Biar bagaimanapun lengkapnya suatu pusat sumber belajar seperti komputer, media cetak, audio visual, peralatan, ahli medis, ahli pengembangan instruksional, biar bagaimanapun baiknya pelayanan, latihan maupun produksi pada pusat sumber belajar tetapi jika sistem informasi tidak dimanfaatkan oleh klien sepenuhnya.
Sistem informasi yang dimaksudkan dapat digolongkan menjadi dua. Pertama, informasi kepada klien keluar seperti kepada mahasiswa, dosen, ketua, dan staf Unit Pelaksana Teknis (UPT) di perguruan tinggi, lembaga dalam perguruan tinggi setempat atau sekolah dan instansi lain yang membutuhkan misalnya Sekolah Pendidikan Guru, Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) atau lembaga pemerintahan swasta yang lain dan sebagainya. Kedua, di dalam pusat sumber belajar itu sendiri yaitu bagaimana pengunjung dengan mudah mendapatkan informasi tentang segala yang dibutuhkan.
Informasi keluar merupakan proses komunikasi yang dibuat dan disampaikan oleh bagian informasi untuk mengumumkan seluruh kegiatan pelayanan, latihan, produksi, penyediaan, konsultasi, dan lain-lain kegiatan PSB yang meliputi tujuan dan fungsi untuk membangkitkan perhatian, minat, dan kebutuhan klien.
Seluruh informasi direncanakan atas tanggungjawab direktur PSB. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam informasi keluar ini antara lain:
1. Sesuai dengan perencanaan PSB.
2. Mudah dimengerti oleh klien yang bervariasi yang ingin menjangkau.
3. Usaha agar dapat memuaskan klien.
4. Membina hubungan dengan klien secara berkesinambungan.
5. Materi informasi hendaknya sangant berguna bagi klien dan dalam kaitan program evaluasi PSB.
6. Tidak akan mengikat klien dalam hal kebebasan, kehendak, waktu, dan tempat.
Contoh informasi yang mungkin dibutuhkan dan sarana informasinya adalah tabel berikut:
INFORMASI TENTANG SARANA INFORMASI
- Program media : tujuan, fungsi, dan peranannya dalam mencapai tujuan pendidikan.
- Penggunaan program media dalam hubungan dengan tujuan pendidikan.
- Perencanaan dan kegiatan yang menunjang klien. - Release (edaran)
- Presentasi Media
- Pameran
- Laporan tahunan
- Menerbitkan handbooks
- Ikut berpartisipasi dalam setiap kegiatan yang dilakukan civitas akademika.
- Ikut mengisi publikasi kampus
- Menyebarkan hasil penelitian.
Kedua, informasi di dalam PSB adalah apabila klien berada dalam PSB. Mereka akan mengetahui dan mengerti apa saja yang disediakan dapat dilayani oleh PSB, serta mereka mengerti bagaiman cara mengoperasikan peralatan atau cara mencari apa yang dibutuhkan dalam mencapai tujuan belajar. Mereka tahu dan mengerti prosedur peminjaman dan pengembalian bahan atau peralatan yang dibutuhkan. Mereka akan mengerti fungsi dan hubungan suatu komponen media dengan sistem pendidikan dengan data yang dapat menunjang. Mereka akan mengetahui dan memahami efektifitas dan efisiensi suatu program pendidikan. Mereka akan dapat mengetahui dan memahami media sesuai dengan metode pengajaran, kelompok belajar dan media yang akan digunakan. Para pengajar mampu merancang program pengajaran dan mempresentasikan dengan menggunakan media.
Informasi di dalam PSB ini, apabila kliennya dikelompokan ked dalam mahasiswa dan dosen, informasi yang dibutuhkan dan sarana informasinya dapat dilihat dalam tabel berikut:
Audiens Informasi yang dibutuhkan Sarana informasi
Mahasiswa - Sumber-sumber belajar dalam PSB dan fungsi program.
- Cara menggunakan media untuk mencapai tujuan belajar
- Manfaat media untuk kepentingan belajar sesuai dengan minatnya - display, poster, edaran
- produk media
- presentasi media
- hubungan langsung
- kunjungan (karyawisata) ke PSB setempat
- hubungan tidak langsung melalui dosennya.
- Berita kepustakaan (bibliografi)
- Paket media
Dosen - Tujuan dan fungsi program media
- Cara menggunakan media untuk mencapai tujuan pengajaran
- Peranan media dalam program pendidikan (secara umum)
- Penggunaan media untuk mencapai tujuan umum khusus. - Memo, handbook, lembar informaasi, edaran.
- Hubungan langsung dan kenferensi
- Rapat staf pengembangan program tentang penggunaan media.
- Bibligrafi
- Laporan tahunan
Termasuk informasi di dalam PSB adalah katalog media cetak atau non cetak untuk memberikan judul, pengarangan, prosuder, leokasi, isi singkat buk, atau program media sebagainya. Untuk dapat membaca katalog tersebut dibawah ini penyusunan menjelaskan prosedur penysusnan katalognya.